Os tempos em que vivemos indicam que o futuro para nossos negócios é incerto. Mudanças tecnológicas e nas formas de consumo se unem às incertezas econômicas para constituir um cenário que requer arrojo e atenção redobrada do empreendedor.
Nesse ambiente, é fundamental que nos movamos no sentido de buscar o máximo de eficiência e rentabilidade. Para melhorar os lucros, você não precisa esperar que a economia reaqueça. É uma questão mais de renovar as práticas e usar as ferramentas disponíveis para otimizar os lucros.
Não é diferente com seu escritório contábil, como mostraremos a seguir. Vale conferir.
1 – Pense em fazer gestão por processos
A ideia que nós temos de escritório contábil é a de alguns contadores, uma secretária e, eventualmente, um officeboy. Ninguém idealiza um escritório de contabilidade departamentalizado, com setor comercial, de marketing, de RH, etc…
Não quer dizer que essas atividades não existam. De alguma forma, é sensato acreditar que um escritório de contabilidade prospecte novos clientes. Afinal de contas, clientes são essenciais para a sobrevivência de qualquer negócio. Se tem processos comerciais, é plenamente natural que haja processos de marketing. Reconhecemos que é preciso saber definir quais são os prospects com maior potencial de gerar receitas para o negócio. É preciso saber como comunicar os diferenciais competitivos do seu escritório e até mesmo criá-los, tendo em conta aquilo que faz a concorrência.
Fora isso, existem processos administrativos, de TI e outros. Tudo isso quer dizer que um escritório de contabilidade é um negócio como qualquer outro, logo precisa ser (bem) administrado. A melhor forma de administrar bem um negócio como esse é focar na gestão por processos. Consiste em mapear todos os fluxos de trabalho, até que se possa ter uma visão global e específica de cada processo. A visão global permite que tenhamos um panorama de como os processos se cruzam e são interdependentes.
Vamos exemplificar, para ficar mais claro. Como é que o seu escritório faz o processo comercial? Você tem um site, onde você disponibiliza um módulo, por meio do qual o cliente pode solicitar uma consulta. Um contador entra em contato com o futuro cliente e marca uma visita. Ele vai até o escritório do cliente e ouve quais são suas necessidades. De posse das mesmas, retorna ao seu escritório para, junto com a equipe, definir qual será o preço a ser cobrado pelo serviço. Tomada a decisão, você encaminha um e-mail para o cliente, contendo a proposta. Em seguida, liga para ele para confirmar o envio do e-mail.
Essa é parte de um processo comercial. Quando você o mapeia, é capaz de descobrir junto com sua equipe o que pode ser melhorado para tornar o fluxo de trabalho mais ágil e produtivo. Como consequência, seu escritório pode conseguir a redução de despesas e a otimização dos recursos materiais e humanos.
2 – Integre-se ao seu cliente e remova distâncias
Já que falamos em gestão por processos, lembremos que os processos operacionais de um escritório de contabilidade se confundem com os processos administrativos e financeiros do cliente.
Primeiramente, melhorá-los é um conceito que se confunde com a utilização da tecnologia. Quando falamos de tecnologia e gestão, estamos, evidentemente, falando em TI. Imagine poder ter acesso a todas as movimentações financeiras e fiscais do seu cliente em tempo real. Imagine ter acesso aos documentos fiscais, às entradas e saídas de caixa.
A integração entre empresas e contadores, possibilita integrar a rotina do seu escritório de contabilidade com a do seu cliente. Isso é possível com um software em nuvem, por meio do qual ambos os lados poderão compartilhar a mesma visão simultaneamente. Uma vez cadastrado no sistema, você pode controlar as movimentações do cliente e agilizar muito o processamento e a transferência de informações entre as partes.
Esse tipo de sistema integra com os principais softwares de contabilidade do mercado.
Essa integração contábil permite que você tenha controle sobre toda a movimentação dos seus clientes em tempo real. Além disso, você pode controlar todas as informações contábeis de modo centralizado, o que permite maior organização e agilidade, reduzindo, também, o risco de erros na confecção dos demonstrativos contábeis. A integração entre softwares permite, ainda, que você importe para o seu sistema, de forma automática, as informações e documentos necessários para montar o balancete.
A relação com seus clientes se torna mais ágil, precisa e eficiente, com ganho de tempo para ambos os lados. Economizando tempo, otimizando o fluxo com os clientes, você pode ampliar sua carteira sem precisar aumentar os custos e isso significa aumento da lucratividade.
3 – Pense com carinho no coworking
Suponhamos que você seja um contador que trabalha individualmente. Nesse caso, você precisa conciliar uma série de variáveis, dentre as quais: custos, reputação, proximidade com os clientes e ambiente profissional.
Ter um escritório próprio é um investimento caro e, muitas vezes, desproporcional ao tamanho do seu negócio, servindo como inibidor de lucratividade. Trabalhar em casa, por outro lado, pode não transmitir uma ideia completamente profissional.
Imagine, então, se você pudesse trabalhar em casa, porém tendo um escritório virtual. Nessa hipótese, você trabalha em casa, mas tem um endereço comercial, com atendentes para receber as ligações de seus clientes, tudo como se houvesse um escritório físico.
A vantagem do coworking é que você compartilha com outros profissionais e empreendedores uma única estrutura. Da mesma forma, você compartilha os custos. Sendo assim, você paga somente pela exata medida daquilo que precisa e utiliza, economizando recursos e ampliando a lucratividade do negócio.
Além disso, caso você não queira optar por um escritório virtual, você também pode fazer a locação e agendamento de salas e estações de trabalho para reuniões eventuais.
4 – Faça gestão de clientes
A gestão de clientes é um processo que se inicia antes mesmo do processo comercial. Trata-se de escolher os melhores clientes para o seu negócio, entender seu perfil e moldar seus serviços a esses clientes.
Procure identificar e, uma vez identificados, privilegiar os clientes mais lucrativos. Esse não é, necessariamente, aquele que paga mais. Pode ser o que dá menos despesas. Estamos falando de deslocamentos, transporte, ocupação desnecessária de tempo e atrasos nos pagamentos. Todo cliente tem um custo, que precisa entrar na conta.
Identifique os clientes que você precisa fidelizar e adote políticas de relacionamento diferenciadas de acordo com o perfil de cada um. Fidelize quem vai contribuir com a rentabilidade do seu negócio. Apenas é necessário fazer a ressalva de que nada disso implica que você deva abrir mão da excelência no atendimento a todos os clientes.
Fica só uma dica, para encerrar, de como eliminar maus clientes. Essa é a hora de elaborar o contrato. Estabeleça regras bem claras e as respectivas sanções, não dando margem a duplas interpretações. Principalmente, deixe bem claro o que está coberto e o preço de qualquer serviço ou custo não previsto.